Augmenter sa productivité du jour au lendemain
Si vous êtes comme moi, vous cherchez probablement toujours à accomplir plus dans un temps limité. Le principe de productivité est à mon avis très intéressant puisque en tant qu'entreprise, on a toujours plus d’objectifs, d’idées, de projets, mais on est tous limité dans notre temps.
Entre les meetings, les projets et l’écriture denotre dernier article de blogue, il faut savoir quoi prioriser et comment réussir à condenser le tout dans une semaine productive.
J’ai donc cru bon vous donner mes meilleurs trucs pour qu’au final, vous soyez, vous aussi, capable d’accomplir tous vos objectifs marketing et autres!
Maintenant, je sais… La plupart des conseils donnés pour améliorer la productivité nécessitent un changement d’habitude et il peut être difficile de s'en défaire.
Dans cet article, je vais vous démontrer qu’il est possible d’améliorer sa productivité de manière rapide voire instantanée. Nous avons donc compilé 7 astuces qui sont très concrètes et peuvent être appliquées dès le jour 1.
Comment améliorer ma productivité dans une journée?
Organiser
1-Gestion du temps
Dans la vie d’une entreprise en pleine croissance, les priorités changent souvent du jour au lendemain et nos objectifs quotidiens finissent souvent par prendre le bord afin de répondre aux urgences. Il faut apprendre à gérer son temps dans la journée de manière efficace et réaliste, mais surtout prioriser.
Un concept que j’ai testé et avec lequel j’ai eu du succès est celui proposé par Stephen Covey dans son livre “7 habits of highly effective people”. Il explique principalement que nos tâches quotidiennes se qualifient dans un des 4 cadrans suivants et que l'on est sans cesse partagé entre le urgent et le important.
Important - Urgent
Ces tâches prennent une grande partie de notre temps et sont importantes. Elles doivent absolument être complétées et apportent de la valeur pour l'entreprise. On peut donner comme exemple la gestion de crise, les projets à échéance, les dates limites, etc.
Important - Non Urgent
Ce cadran est souvent le premier qui prend le bord lorsque l’urgence se fait ressentir. Par contre, c’est un cadran dans lequel on devrait passer plus de temps et qui apporte énormément de valeur pour une entreprise. La planification stratégique, les relations d’affaires et les projets internes à long terme sont souvent parmi les plus délaissés.
Non-Important Urgent
C’est à ce moment précis que l’on peut commencer à être plus efficace. Il faut éviter le plus possible ces tâches qui prennent beaucoup de notre temps, mais aussi coupent notre productivité dans une tâche. C’est ce qui faut apprendre à délaisser. Heureusement les trucs suivants vous aideront à les mettre de côté! On parle ici des meetings peu productifs, des appels et des courriels de dernières minutes, bref tout ce que l’on fait sans que ça l’apporte une réelle valeur à l’entreprise.
Non Important - Non Urgent
Maintenant, on y retrouve notre zone de détente. Ce cadran est important pour réussir à garder un équilibre, mais n’apporte absolument aucune valeur. Il est donc primordialde l’utiliser intelligemment. Les pauses réseaux sociaux et cafés sont ici, un bon exemple.
Bref, au final il faut se poser la question suivante ; est-ce que ce que je fais maintenant apporte de la valeur qui m’aidera à atteindre mes objectifs. Si la réponse est non, retournez vers ce qui est important mais non urgent.
2-Top 6
Maintenant que l’on sait ce qu’il faut prioriser, il sera important de se donner des objectifs à très court terme (chaque jour), tout en gardant en tête les objectifs long-terme, afin de demeurer motivé et structuré.
Une de nos méthodes à nous ici à PropulC est le top 6.
Le principe est simple, on devrait avoir, à chaque jour, 6 tâches/objectifs qui doivent être effectués afin d’atteindre nos objectifs long terme. C’est comme une to-do list qui dicte le cours de notre journée. Chacun de nos employés l’utilisent, de sorte qu’au final, il est facile de voir ce qui a été fait et aurait dû être fait.
C’est une méthodologie de travail qui a été testée à plusieurs reprises et fonctionne très bien. Il faut gérer son temps dans la journée de manière efficace et réaliste, donc appliquer un échéancier.
Une bonne gestion du temps maximise les chances d’être très productif durant la journée.
3-Scrum Production
Afin d’éviter les réunions interminables (voir point 1) et de s’assurer de la définition du top 6 de chacun (voir point 2) nous préférons utiliser la technique du scrum de production.
C’est une réunion de groupe qui a lieu en début de journée, elle dure 10-15 minutes maximum. Le Scrum a pour objectif de définir l’avancement de chaque membre d’un groupe.
Durant cette période, chaque personne doit répondre à trois questions :
- Sur quoi as-tu travaillé hier?
- Sur quoi vas-tu travailler aujourd’hui?
- Rencontres-tu des problèmes sur un projet?
Afin d'avoir encore davantage de résultat, assurez-vous que chacun de vos employés est debout, ça aide à la créativité et à se réveiller!
Les scrums améliorent la communication et la productivité d’une équipe dans une journée, car on sait où on en est et où on va, de plus, ils nous rendent responsables des tâches que nous nous sommes engagés à accomplir durant la journée.
On constate que le plus gros du travail à lieu en début de journée. Donc, mettez les tâches les plus colossales en début de journée afin d’avoir la tête disponible pour le reste de la journée.
Être efficace
Loi de Parkinson
4- Cette loi est bien connue dans le domaine de la productivité. Elle a été publiée par Cyril Northcote Parkinson dans une de ses nombreuses recherches qui dit que : “tout travail en administration augmente jusqu’à en occuper entièrement le temps qui lui est affecté”.
L’idée est donc que si vous prévoyez 2H pour construire un rapport sur les ventes du dernier mois, la réunion s'étirera donc jusqu’à prendre l'entièreté du temps alloué. Le concept est simple mais ô combien véridique.
Heureusement, le moyen pour le gérer est simplement d’allouer moins de temps pour certaines tâches moins importantes. En essayant de “contracter” sa journée de travail, on réussit souvent à trouver un moyen de faire le tout plus simplement et à réduire notre temps de pause.
Souvent, nous avons tendance en tant que gestionnaire à “penser trop” et “exécuter moins”. En réduisant nos temps alloués, on réussit souvent à forcer l’exécution et au final, accomplir plus.
5-Pomodoro
Tantôt on discutait de l’importance des pauses et de la façon de les optimiser (il est important de ne pas tomber non plus dans l’excès et d’être équilibré).
Encore une fois j’ai une solution pour vous.
La méthode “Pomodoro” est le concept de travailler de façon intense et optimisée par tranche de 25 minutes, pour ensuite prendre 5 minutes de pause. Aucune distraction tant que le 25 minutes n’est pas terminé.
Au final, cette méthode permet de délimiter son temps en tranche de 30 minutes et d'améliorer l’efficacité de chacune des tâches, tout en gardant un équilibre sain dans l’environnement de travail. Profiter des pauses pour délaisser les écrans, changer d’air afin d’éviter la fatigue.
Cependant, en s’allouant 5 minutes de pause à chaque 30 minutes, il est important de demeurer entièrement productif pendant le temps de travail. Il est donc essentiel d’apprendre à dire “non” et d’enlever toutes les distractions possibles.
De plus, la méthode Promodoro permet également une pause plus longue à toutes les séances de 3 à 4h. Vous devriez vous accorder un 15 à 30 minutes de pause après une avant-midi ''focus'', par exemple.
Évidemment, si j’en parle aujourd’hui c’est parce que c’est quelque chose que j’ai essayé et avec lequel j’ai obtenu des résultats très positifs.
De plus, c’est très facile à mettre en place. L’extension Google Chrome “Marinara” permet de vous envoyer des notifications directement sur votre ordinateur afin de vous aider à suivre le protocole. C’est disponible ici :
6-Flow
La gestion de notre temps est évidemment un aspect important dans notre quête d’amélioration de la productivité. Cependant, l’efficacité de notre travail l’est tout autant.
C’est à ce stade qu’entre en jeux le concept de “Flow”. Ce concept psychologique, popularisé par Mihály Csíkszentmihály, décrit en fait l’état mental d’une personne lorsqu’elle est concentrée et productive à son maximum.
C’est l’état mental souvent décrit par les sportifs qui sont dans leur “bulle” avant une grande performance. C’est évidemment un science inexacte qui change d’une personne à l’autre. L’idée est d’avoir une tâche suffisamment difficile pour recueillir notre attention, mais aussi assez agréable pour que l’on ait le goût de le faire.
Certaines personnes ont besoin de musique pour réussir à se concentrer à 100%, d’autres doivent travailler dans un silence complet.
L’idée est de trouver ce qui fonctionne avec soi-même et de l’appliquer aussi souvent que possible. Chercher constamment à entrer dans votre bulle, apprenez à dire non et à déléguer pour être certain de ne pas être dérangé pendant votre état de Flow.
Plusieurs livres traitent sur le sujet, mais Olivier Lambert a écrit un super livre sur la productivité dans lequel il traite de ce sujet (et d’autres) de fond et en comble. Pour en savoir plus c’est ici : https://doubletavaleur.com/
7-Gestion des tâches
Finalement, je ne pouvais écrire un article sur la productivité sans parler de Wrike. C’est un logiciel de gestion de projet, dans lequel on peut mesurer le temps de chacune de nos tâches (et ceux de nos collègues) et qui permet également de coordonner la charge de travail à travers l’équipe.
Ce logiciel a complètement transformé notre entreprise puisqu’il permet d’à peu près tout faire au niveau de la gestion du temps et de projet. Je vous parlais plus tôt du top 6, vous avez deviné, c’est ici qu’on le mesure.
Il permet d’assurer un suivi constant sur les projets en cours et de demeurer efficace et productif dans chacun des projets en délimitant du temps alloué (Loi Parkinson), de faire le récapitulatif de nos scrums, et de prioriser les tâches à forte valeur.
Au final
Lorsque l'on pense à l'atteinte de nos objectifs, on cherche souvent des solutions à l'externe. Cependant, combien d'entre vous se demandent réellement si ce qu'ils font pendant la majorité de la journée apporte de la valeur à leur entreprise? Combien d'entre vous délaisse leurs efforts marketing parce qu'ils "n'ont pas le temps"? Au final, toute est une question de priorité et d'efficacité!
Et si la réponse à tous vos problèmes était, en fait, en vous?
